MAKALELER
  Makaleler / Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında İşverenin Özlük Dosyası Oluşturma Yükümlülüğü

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında İşverenin Özlük Dosyası Oluşturma Yükümlülüğü

25 Şubat 2020

Neslihan Emre İlhan[1]

İstanbul Barosu Dergisi 2020/1 sayısında yayımlanmıştır.

Anahtar Kelimeler
İlgili kişi, kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri, kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin korunması kanunu, açık rıza, işyeri sicil dosyası, özlük dosyası

Keywords
Data Subject, Personal Data, Special Categories of Personal Data, Processing of Personal Data, Explicit Consent, Personnel File of the Employee

GİRİŞ

Temel iş hukuku normları tahtında işveren, hem ispat yükümünün hem de yasaların açık hükümleri gereği olarak özlük dosyası (işyeri sicil dosyası) oluşturmakla yükümlüdür. İşverenden bu yükümlülüğünü yerine getirirken Anayasal hak ve özgürlükler başta olmak üzere, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve diğer yasal düzenlemeler kapsamına uygun hareket etmesi, diğer bir ifade ile özlük dosyası oluşturma ödevini, Anayasa ve meri mevzuata uygun bir biçimde yerine getirmesi beklenmektedir.

Bu çalışmanın konusu da;  işyeri sicil dosyasını oluşturma yükümlülüğünü usulüne uygun bir biçimde getirmekle yükümlü işverenin, bu yöndeki operasyonunu yürütürken, KVKK kapsamındaki sınır ve süreçlerinin belirlenmesidir. Bu amaçla öncelikle işverenin özlük dosyası oluşturma yükümlülüğü ve özlük dosyasının kapsamı açıklanacaktır. Bu açıklamalardan sonra kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri kavramı izah edilerek KVKK kapsamında başta aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza olmak üzere dikkate alması gereken temel kavramlar açıklanacaktır. Nihayetinde özlük dosyasının kapsamında yer alan temel kişisel verilerin işlenmesine dair yasal detaylar izah edilecektir. İşyeri sicil dosyasının filtrasyon ve imha süreçleri kapsamında işveren sorumluluğu hususu ise bir başka çalışmanın konusudur. 

I. İŞVERENİN ÖZLÜK DOSYASI OLUŞTURMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

İş sözleşmeleri genel itibari ile işçinin işverene bağımlı olarak iş görmeyi ve işverenin de işçisine zamana veya yapılan işe göre ücret ödemeyi üstlendiği sözleşme olarak tanımlanabilir.[2] Özlük dosyası (işyeri sicil dosyası) oluşturmak, iki tarafa da borç yükleyen sözleşme türlerinden olan iş sözleşmelerinin taraflarından olan işverenin temel yükümlülüklerinden biridir.

Nitekim 1475 Sayılı İş Kanunda, İşçi Çizelgeleri başlığı ile yer alan[3] ve 4857 Sayılı İş Kanunu (İş Kanunu) ile birlikte başlığı İşçi özlük dosyası[4] olarak değiştirilerek kapsamı da kimlik bilgileri yanında, değişik kanunlar gereği düzenlenecek belge ve kayıtlar olarak geliştirilen hükme göre işveren, özlük dosyası oluşturmak ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır. Buna aykırı davranan işveren yönünden idari para cezası öngörülmüştür.[5]

Öte yandan; hem İş Kanunu hem de genel nitelikteki 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanununa (6098 SK) göre gizlilik yükümlülüğü altındaki işveren; işçiye ait kişisel verileri ancak hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde, dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun bir biçimde kullanabilir.[6]

Yine Anayasaya göre; herkes kişisel verilerine erişme, bilgilendirilme, amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, bunların düzeltilmesini ya da silinmesini talep etme yani kişisel verilerinin korunmasını isteme hakkına sahiptir ve veri işleme ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla mümkün olabilir.[7]

Anayasa hükmüne uygun bir biçimde,  KVKK’da ise temel olarak; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her  türlü verinin kişisel veri[8] olarak tanımlanmış ve kanunda açıkça sayılan istisnalar haricinde işlemenin ancak açık rıza ile mümkün olduğu[9] hükme bağlanarak kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması koşulları belirlenmiştir. 

Açıktır ki; işveren, bir yandan temel ispat yükümü ile yasal düzenlemeler gereği işyeri sicil dosyası oluşturmakla yükümlüyken diğer yandan da bu yükümlülüğünü diğer yasal düzenlemeler yanında Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına da uygun bir biçimde ifa etmelidir.

II. ÖZLÜK DOSYASININ KAPSAMI

İş Kanununda, işyeri sicil dosyasında bulunması gerekenler işçinin kimlik bilgileri yanında yasaların zorunlu kıldığı her türlü belge ve kayıtlar olarak genel bir biçimde ifade edilmiş ve de tek tek sayma yoluna gidilmemiştir. Esasında kanaatimizce tek tek sayma yoluna gidilmesi yerine bu türden kazüistik bir yaklaşımla hükmün düzenlenmesi kanunun amacı bakımından daha uygundur. Zira işverenin ispat yükü yanında farklı sektörlerin farklı yasal düzenleme ve gereklilikleri dikkate alındığında, özlük dosyasının kapsamının sayma yolu ile belirlenemeyeceği ve de sınırlandırılamayacağı açıktır.

Bu kapsamda farklı yasal düzenlemeler gereği özlük dosyasında, kimlik bilgileri yanında, aile durum bilgileri, işe giriş sağlık raporları, periyodik sağlık raporları,  istirahat raporları, bordrolar; işe giriş ve ayrılma bildirgeleri, iş sözleşmesi,  adli sicil kaydı,  adres kaydı, yıllık izin belgeleri, mazeret izin belgeleri, disiplin kayıtları, kaza tutanakları, eğitim kayıtları, CV, ehliyet, SRC belgesi gibi yapılacak işin niteliği için gerekli belgeler, eğitim kayıtları, puantajlar vs bulunmalıdır. 

Az aşağıda teker teker ayrıntılanacağı üzere farklı yasal temelleri olan bu belge ve kayıtların her birinin işçinin yani özlük dosyasının öznesini oluşturan ilgili kişinin[10], kişisel verilerini içerdiği ve hatta bu kişisel verilerden bir kısmının özel nitelikli kişisel veri olduğu ve KVKK kapsamında hassasiyetle hareket edilmesi gerektiği açıktır. 

III. KİŞİSEL VERİ, ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ

Az yukarıda ifade edildiği gibi KVKK kapsamında, gerçek kişiye ait belirli veya belirlenebilir nitelikteki her türlü veri kişisel veri olarak tanımlanmış olup, genel itibari ile kişisel verilerin neler olduğu ise sayılmamıştır. 

Ancak Anayasa Mahkemesi verdiği kararlarda kişisel verileri örnekleme yolu tespit etmiştir. Buna göre; gerçek bir kişinin adı soyadı, doğum tarihi-yeri, telefon numarası, SGK numarası, pasaport numarası, plaka numarası, IP adresi, e posta adresi, aile bilgileri gibi bilgileri ile bunun yanında özgeçmiş, resim, görüntü, ses kaydı, parmak izi, genetik bilgi, hobiler, tercihler, etkileşimde bulunulan kişiler, grup üyelikleri gibi gerçek bir kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm verilerin,  kişisel veri olduğunu söylemek mümkündür.[11]

Yukarıda örnekleme yolu ile sayılanlar arasındaki parmak izi, genetik bilgi, hobiler, tercihler, grup üyelikleri gibi kişisel veriler ise nitelikleri itibari ile başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte verilerdir.[12] Dolayısıyla kanun koyucu bu verilerin hassas niteliğini gözeterek kişilerin ırkı, etnik  kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biometrik ve genetik verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlamış ve özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça sayılı istisnalar haricinde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemeyeceği hüküm altına alınmıştır.[13]

IV. VERİ SORUMLUSU SIFATI İLE İŞVERENİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

İşveren, veri sorumlusu sıfatı ile kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.[14] İlgili kişi ise daha evvel de ifade ettiğimiz gibi kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Aydınlatma yükümlülüğü,  veri sorumlusunun (burada işveren) temel yükümlülüklerinden olup;  işverenin veya onun yetkilendirdiği kişinin, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verinin işleme amacının ne olduğu, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri toplamanın yöntemi  ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin hakları neler olduğu konusunda bilgilendirme yükümlülüğü vardır.[15]

İşveren (veri sorumlusu), aydınlatma yükümlülüğünü, işçisinin (ilgili kişi) kişisel verilerini işlediği her durumda ve işleme amacı değiştiği her seferinde yeniden olmak üzere ve de işçisinin talebi olmaksızın yerine getirilmelidir. İşveren bu yükümlülüğünü yerine getirirken genel nitelikte ve muğlak ifadelerden uzak durarak işçisine hangi kişisel veriyi, hangi hukuki sebebe dayanarak, hangi amaçlarla işlediğini, aktardığı üçüncü kişileri ve aktarma sebebini anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanarak açıklamalı ve eksik, yanıltıcı, aldatıcı, yanlış bilgilerden kaçınılmalıdır. Dikkate alınması gereken bir diğer önemli husus da az aşağıda ifade edileceği üzere eğer kişisel veri işleme faaliyeti açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştiriliyor ise aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı yükümlülüğü de yine veri sorumlusu sıfatı ile işverene aittir.[16] 

Aydınlatma yükümlülüğünün sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle yerine getirilmesi mümkündür.[17] Ancak kanaatimizce iş hukuku açısından işçi ve işveren arasındaki hukuki ilişkide ispat yükünün genel olarak işverende olmasının yanında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatının da veri sorumlusu sıfatı ile yine işverene ait olması nedeni ile işverenin aydınlatma yükümlülüğünü yazılı olarak yerine getiriyor olması uygun olacaktır. 

V. İLGİLİ KİŞİNİN AÇIK RIZASININ ALINMASI

Açık rıza 95/46 EC sayılı Direktif dikkate alınarak tanımlanmaktadır. Buna göre açık rıza, ilgili kişinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak açıklıkta ve sadece o işlemle sınırlı olarak verdiği onay beyanı şeklinde ifade edilebilir.[18]

Kişisel veriler, verisi işlenen gerçek kişinin (ilgili kişi) açık rızası olmaksızın işlenemezler.[19] Kural olarak ilgili kişinin açık rızası şart olmakla birlikte istisnai olarak KVKK kapsamında ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.[20] Kanunda sınırlı bir biçimde sayılan bu istisnalar şu şekildedir.

  • Kanunlarda açıkça öngörülme
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olma
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
  • İlgili kişinin alenileştirmiş olması
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması

Özel nitelikli kişisel veriler yönünden ise sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel verilerin, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmesi mümkündür. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla ve de sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.[21]

VI. İŞYERİ SİCİL (ÖZLÜK) DOSYASI KAVRAMI VE İÇERİĞİ

Veri sorumlusu, kişisel verileri, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel olmak kaydı ile belirli, açık ve meşru amaçlar için ve de işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmek kayıt ve şartıyla işleyebilir.[22] Ve yine Türk Borçlar Kanunda işverenin özel kanun hükümleri ayrıca saklı kalmak kaydı ile işçiye ait kişisel verileri ancak işe yatkınlığı ile veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabileceği hüküm altına alınmıştır.[23] Dolayısıyla İş Kanunu gereği, özlük dosyası oluşturmak zorunluluğu bulunan işverenin, özlük dosyası ile ilgili aldığı aksiyonların tümünde ve her aşamasında veri sorumlusu olarak, KVKK kapsamındaki hukuka uygunluk sebeplerini sağlıyor olması önemlidir. 

Yukarıda da ifade ettiğimiz gibi kanun koyucu yasada kimlik bilgileri yanında özlük dosyasında yer alması gereken diğer belge ve kayıtların neler olduğunu hükme almamış olup; yürürlükteki mevzuat hükümlerimize baktığımızda özlük dosyasında bulunması gereken kayıtlar ve bu kayıtların yasal dayanaklarını şu şekilde ifade etmek mümkündür.

  • İşçinin kimlik bilgileri: Bu makalenin kaynağını oluşturan İş Kanunun 75. Maddesi hükmüne göre işçinin adı soyadı; TC numarası, doğum yeri, tarihi gibi kimlik bilgileri özlük dosyası kapsamında yer alacak temel kayıtlardır.

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Ve Genel Sağlık Sigortası Kanuna (5510 SK) göre ise işveren, işçilerinin tescil ve diğer tüm işlemlerinde T.C. kimlik numarası, (yabancı uyruklu kişiler için ise Bakanlık tarafından verilen kimlik numarası) kullanmak zorundadır.[24] Yine aynı kanuna göre - az aşağıda açıklanacağı üzere- aylık bordrolarda da işçinin ad-soyad ve kimlik numarası bilgilerinin yer alması zorunludur.[25] 

Ve Yine 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanuna (5490 SK) göre de işveren iş vereceği kişilerden “kimlik kartı” istemekle yükümlüdür.[26]

Dolayısıyla özlük dosyasında kimlik bilgileri ilk olarak kanunda açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.

  • İşçinin medeni durumu ve aile durum bilgileri: 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu (GVK) ve 295 Sayılı Gelir Vergisi Tebliği’ne göre işçilerin, vergi matrahları üzerinden vergi tarifesi kullanılarak hesaplanan gelir vergisinden asgari geçim indirimi uygulanmaktadır. Asgari geçim indirimi uygulamasında temel parametreler ise işçinin geliri elde ettiği tarihteki medeni durumu, sahip olduğu çocuk sayısı yer almakta ve buna göre yılın başında uygulanan brüt asgari ücret esas alınarak hesaplanmak sureti ile işçiye asgari geçim indirimi uygulanmaktadır.[27] Yine - az aşağıda açıklanacağı üzere- işveren yasa gereği işçisine kullandırmakla mükellef olduğu bir kısım mazeret izinlerini işçinin medeni durumundaki ve çocuk sayısındaki değişiklikleri gözeterek kullandırmaktadır.[28]

Ve yine bir çok toplu iş sözleşmesinde sözleşme gereği işçiye işveren tarafından sağlanması beklenen sosyal yardımlar da (evlenme yardımı, doğum yardımı, eğitim yardımı, sünnet yardımı, vefat yardımı) işçinin medeni durumu, çocuk sayısı ve hatta çocuklarının eğitim düzeyleri, yakınlarının vefat durumları ile ilintili olarak hükme alınmaktadır. 

Dolayısıyla  özlük dosyasında medeni durum ve aile durumuna dair kayıtlar ilk olarak kanunda açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun, yönetmelik hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ve hatta toplu iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır. 

  • İşe girişte alınan sağlık raporları, periyodik raporlar ve istirahat raporları: 

6331 Sayılı İş Sağlığı Ve Güvenliği Kanunu’na göre (6331 SK) çalışanlarının sağlık gözetiminden sorumlu olan işveren sorumludur. Bu kapsamda işveren işe girişte; iş değişikliklerinde; herhangi bir nedenle işten uzaklaşmalarından sonra işçinin talebi halinde ve de işin devamı süresince yürütülen işin niteliğine, tehlike sınıfına göre periyodik olarak sağlık muayeneleri yaptırmak zorundadır[29] ve bu yükümlülüklere aykırı davranan işverenler yönünden para cezaları öngörülmüştür.[30]

İş Kanununa göre elli veya daha fazla işçi çalıştıran işverenlerin çalıştırdığı işçi sayısı ile orantılı bir biçimde kanunda belirtilen oranlarda engelli çalıştırma yükümlülüğü mevcut olup[31]; kanun koyucu tarafından bu yükümlülüğe aykırı davrananlar yönünden de yine idari para cezaları öngörülmüştür. [32]

Yine birçok özel nitelikteki kanun ve bağlı ikincil mevzuat kapsamında da işçinin sağlık durumunun takibinin gerekli hatta çoklukla işçinin işte istihdamı ve bu istihdamın sürdürülmesi için ön koşulu olduğunu görmek mümkündür. Bu kapsamda örneğin 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu (2918 SK) ve bağlı taşıma yönetmeliğine göre şoför olarak istihdam edilecek işçi yönünden işçinin şoförlük mesleğini ifa etmek için bedeni ve psiko-teknik açıdan sağlık olduğunun rapor ile tespiti ve bu raporların bir kez istihdam sağlandıktan sonra da kural olarak her beş yılda bir yenilenmesi şarttır.[33] Ve yine kanuna göre kanunda sayılan çeşitli nedenlerle sürücü belgesinin geçici olarak geri alınması hallerinde bu raporların daha önceki tarihlerde de ayrıca alınıyor olması gereklidir.[34]

Yine 2920 Sayılı Türk Sivil Havacılık Kanuna (2920 SK) göre pilot olarak istihdam edilecek kişi yönünden; sivil havacılık personeli yeterlilik belgesi alınması ve belirli aralıklarla bu belgenin yenilenmesi şart olup[35]; bağlı mevzuata göre ise yeterlilik belgesi alınması için öncel şartlardan biri tıbbi uygunluk raporlarının alınması ve belirli periyotlarla bu raporun yenileniyor olmasıdır.[36]

Dolayısıyla özlük dosyasında sağlık raporlarına dair kayıtlar ilk olarak kanunda ve bağlı ikincil mevzuat kapsamında açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun, yönetmelik hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır. 

  • Bordrolar: 5510 SK.na göre, işveren her ay ücret bordrosu düzenlemek ve bu bordroda işyeri bilgileri ile bordronun ait olduğu aya ait bilgileri ve de ücrete dair detayların yanında işçisinin adı, soyadı, sosyal güvenlik sicil numarasına yer vermesi zorunludur.  Yine yasa gereği bu bordroda işçinin imzasını bulunması da bir diğer zorunluluktur.  Yasa koyucu tarafından usulüne uygun veya hiç bordro düzenlenmeyen işverenler yönünden idari para cezası öngörülmüştür.[37] Öte yandan yerleşik Yargıtay içtihatları tahtında işçiye bordro imzalatılmadığı halde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda, ihtiraz-i kayıt ileri sürülmemiş olması, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının yazılı delille ispatlanması gerektiği sonucunu doğurmaktadır.[38] Dolayısıyla bordronun özlük dosyasında bulunmasının ispat külfeti üzerinde olan işveren yönünden bu bakımdan da işverenin hukuki menfaatine olduğu açıktır. 

Sonuç olarak özlük dosyasında bordrolar ilk olarak kanunda açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun, yönetmelik hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır. 

İşe giriş bildirgesi, işten ayrılma bildirgesi ve aylık bildirgeler: 5510 SK.na göre işveren, işe başlatacağı işçisinin sigortalılık bildirimini (işe giriş bildirgesi) işe başlamasından önce[39]; iş akdi sona eren işçisinin sigortalılık bildirimini ise (işten ayrılma bildirgesi) en geç on gün içinde[40] yapmakla yükümlüdür. Yine aynı kanuna göre işveren işçileri yönünden aylık prim ve hizmet belgeleri düzenlemekle yükümlüdür.[41] Nitekim sigortalılığın başlaması, sona ermesi ve kapsamı bu bildirgeler tahtında tespit edilmektedir. Kanuna bağlı yönetmelik kapsamında da bu bildirgelerin işçinin Sosyal Güvenlik Sicil Numarası (TC No); ad- soyad gibi kişisel verilerini içerecek şekilde düzenleneceği öngörülmüştür.[42] 

Sonuç olarak özlük dosyasında bildirgeler ilk olarak kanunda açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun, yönetmelik hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır. 

  • Yıllık izin belgeleri: 4857 Sayılı İş Kanuna ve de Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’ne göre işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır.[43] Ve yine yerleşik içtihatlar gereği yıllık izni kullandığını ispatla yükümlü işveren bunu ancak yazılı belge ile yapabileceğinden, yıllık izin kullandırıldığının tanıkla ispatı mümkün olmadığından işveren yıllık izinleri gösterir kayıt belgesi tutmak zorundadır.[44] Dolayısıyla özlük dosyasında yıllık izin kayıtları ilk olarak kanuna açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun, yönetmelik hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.
     
  • Mazeret izin belgeleri: 4857 Sayılı İş Kanunda 04.04.2015 tarihinde yapılan değişiklik ile işverenin evlenen, evlat edinmiş olan ya da ana veya babasının, eşinin, kardeşinin, çocuğunun kaybetmiş işçisine üç gün, işçisinin eşinin doğum yapması hâlinde ise beş gün ücretli izin verileceğine dair hüküm eklenmiştir. Yine aynı değişiklikle işverenin işçisinin en az yüzde yetmiş oranında engelli veya süreğen hastalığı olan çocuğunun tedavisi için mazeretli ücretli izin verileceği hükme alınmıştır.[45] Dolayısıyla özlük dosyasında mazeret izin kayıtları ilk olarak kanuna açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.
     
  • İş sözleşmesi: İş sözleşmesi işçi ve işveren arasındaki çalışma koşullarını ve tarafların birbirlerine karşı hak ve yükümlülüklerini düzenleyen sözleşmedir.[46] Bu sözleşme ile işçi bağlı iş görmeyi, işveren de buna karşı işçisine ücret ödemeyi kabul etmektedir. Yasa gereği süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı olarak yapılması şart olduğu gibi[47] bir yıldan az süreli olsa dahi belirli süreli olarak yapılan iş sözleşmelerinin yazılı olarak yapılması gereklidir.[48] Öte yandan iş sözleşmesinin yazılı olarak yapılmasına ispat yükü üzerinde olan işveren yönünden hakkın tesisi ve korunması bakımından hukuki menfaat bulunduğu da açıktır. Dolayısıyla özlük dosyasında iş sözleşmeleri ilk olarak kanuna açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.
     
  • Adli sicil kaydı: İşveren işçisini gözetme borcu altındadır. İşverenin iş sözleşmesi ile yükümlendiği bu borç temelini dürüstlük kuralından alan[49] bu hali ile işçinin sadakat borcunun[50] karşılığı olarak nitelendirilebilecek bir borçtur. Gözetme borcu gereği işveren, işçisine saygı göstermek, onun kişilik haklarını korumak ve işyerinde dürüstlük ilkelerine uygun bir düzeni sağlamak, özellikle işçilerin psikolojik ve cinsel tacize uğramamaları ve bu tür tacizlere uğramış olanların daha fazla zarar görmemeleri için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür.[51] Yine az yukarıda ifade edildiği üzere işveren iş sözleşmesinin ifası için gerektiği ölçüde işçisinin kişisel verilerini işleme hakkına da sahiptir.

İş Kanununa göre elli veya daha fazla işçi çalıştıran işverenlerin çalıştırdığı işçi sayısı ile orantılı bir biçimde kanunda belirtilen oranlarda eski hükümlü çalıştırma yükümlülüğü mevcut olup; kanun koyucu tarafından bu yükümlülüğe aykırı davrananlar yönünden de yine idari para cezaları öngörülmüştür.[52]

Yine birçok özel nitelikteki kanun ve bağlı ikincil mevzuat kapsamında da işçinin adli sicil kaydının gerekli hatta çoklukla işçinin işte istihdamı ve bu istihdamın sürdürülmesi için ön koşulu olduğunu görmek mümkündür.

Bu kapsamda örneğin 5187 Sayılı Basın Kanuna göre sorumlu müdür olarak istihdam edilmenin ön koşulları arasında, bu görevle istihdama aday işçinin kısıtlı veya kamu hizmetinden yasaklı olmaması ve yüz kızartıcı bir suçtan mahkûm olmaması yer almaktadır.[53]

2219 Sayılı Hususi Hastaneler Kanuna göre hastanenin mesul müdürünün herhangi bir suçtan dolayı ağır hapse veya şeref ve haysiyeti bozan suçlar yüzünden hapse mahkûm olmaması lazımdır.[54] Yine 1219 Sayılı Tababet Ve Şuabatı San'atlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun hükümlerine göre de hekimlik, diş hekimliği mesleğinin icrası için yasada belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından hapis cezasına mahkum olmamak gereklidir.[55]

Karayolu Taşıma Kanunu, Karayolları Trafik Kanununa, Büyükşehir Belediyesi Kanununu gibi dayanak kısmında belirtilen diğer kanunlar tahtında çıkartılan Okul Servis Araçları Yönetmeliği’ne göre taşımacılık işinde iştiham edilecek çalışanların da affa uğramış ve yasal süreleri geçmiş olsa bile devlet güvenliğine karşı suçlar, yüz kızartıcı suçlar, cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar gibi tek tek sayılan yönetmelik kapsamında mahkum olmamaları şarttır.[56] 

Öte yandan bu türden özel nitelikte açık hükümler bulunmasa bile yine az yukarıda ifade edildiği hali ile genel hükümler tahtında işçisine karşı gözetme borcu altındaki işverenin iş sözleşmesinin ifası için gerektiği ölçüde işçisinin kişisel verilerini işleme hakkına kapsamında adli sicil kaydını özlük dosyası kapsamında bulundurması gerekeceği de açıktır.

Dolayısıyla özlük dosyasında adli sicil kayıtları ilk olarak kanuna açıkça öngörüldüğünden, ikinci olarak işverenin kanun hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.

  • Adres kaydı: İkamet adresi Türkiye’de adres kayıt sisteminde kayıtlı olunan yerdir.[57] Kurumlar ve kişiler iş ve işlemlerinde adres bilgilerini esas alırlar.[58] Ve kamu veya özel kurumlar iş verecekleri kişilerden “kimlik kartı” almanın yanında eğer nüfusta kayıtları yok ise beyan usulünde bu kişilerin kimlik ve adreslerini tespit ederek Nüfus Müdürlüklerine bildirmekle yükümlüdürler.[59] Ve yine İş Kanuna göre de işverenin işveren vekillerinin adreslerini bir ay içinde Bölge Müdürlüklerine bildirme zorunluluğu vardır.[60] Yabancı istihdam eden işverenler yönünden ise çalışma izni ikamet izni sayılır.[61]

Öte yandan yine İş Kanunun 109. Maddesinde işveren tarafından kanun kapsamında öngörülen tüm bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığı yapılması, işçinin imzadan imtina etmesi halinde durumun tutanakla tespit edilmesi gerektiği hükme alınmış ve 7201 Sayılı Tebligat Kanunu hükümleri ise saklı tutulmuştur.[62]

Kaldı ki özlük dosyasında işçinin adres kaydının bulunması aynı zamanda, ispat yükü üzerinde olan işverenin hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi ve hakkın korunması için gerekli olması nedeni ile meşru menfaatinedir. Zira örneğin her ne kadar İş Kanunu kapsamında işçinin mazeretsiz veya izinsiz olarak ardı ardına iki işgünü veya bir ay içinde iki defa herhangi bir tatil gününden sonraki işgünü yahut bir ayda üç işgünü devamsızlığı haklı nedenle fesih sebebi olarak sayılmış[63] ise de Yargıtay uygulamaları gereği işçinin işe devamsızlığının her durumda işverene haklı fesih imkanı vermediği, devamsızlığın haklı bir nedene dayanması halinde işverenin derhal ve haklı sebeple fesih imkanı bulunmadığı açıktır.[64]

Ve yine özlük dosyasında işçinin adres kaydının bulunması iş sözleşmesinin ifası kapsamında işçiye sağlanan sosyal menfaatlerin temini açısından da hem işçinin hem de işverenin hukuki menfaatinedir. Zira örneğin işyerinde personel servis hizmetinin sağlanıyor olması durumunda işçinin işyeri transferi ve geri transferi için kullanılacak güzergâh işçinin adresine göre belirlenecektir. Veyahut işyerinde yol yardımı sağlanıyor olması halinde yol ücreti de yine işçinin adresinin işyerine olan mesafesine göre belirleniyor olacaktır.

Dolayısıyla özlük dosyasında adres kayıtları ilk olarak yasal hükümlerin varlığı nedeni ile ikinci olarak işverenin kanun hükümleri ile içtihatlar tahtında ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan, üçüncü olarak taraflar arasındaki iş sözleşmesinin ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeni ile yer almaktadır.

  • Disiplin kayıtları: İş Kanunda iş sözleşmesinde veya toplu iş sözleşmesinde hüküm bulunan hallerde işçiye disiplin yaptırımı olarak ücretten kesme cezası uygulanabileceği hüküm altına alınmıştır.[65] İşçiye uygulanacak diğer disiplin yaptırımlarının tanımı, koşulları ve uygulama şekline dair açık hükümler yer almamakta ise de özellikle haklı nedenle ve geçerli nedenle feshe dair hüküm içerikleri disiplin kayıtlarının yasal dayanağını ifade etmektedir. 

Bu kapsamda örneğin devamsızlık nedeni ile iş akdini fesh etme hakkına sahip işveren işçinin devamsızlığını tutanak altına almak zorundadır. Ve yine işçinin devamsızlığı tek başına akdin haklı nedenle feshi için yeterli olmadığından işçisinin devamsızlık nedenini araştırmak zorunda olan işveren işçisinin savunmasını almak durumundadır. Son olarak eğer işçisinin devamsızlığı haklı fesih ağırlığında değilse dahi işçiye ödevlerini hatırlatmak ve onu uyarmakla yükümlüdür. Yine örneğin işçisinin kendisine hatırlatıldığı halde ödevlerini yapmaması, iş güvenliğini tehlikeye düşürmesi, işverene otuz günlük ücretinden fazla zarar vermesi hallerinde[66] haklı fesih imkanına sahip işveren, işçisine görevlerini hatırlattığına, işçisinin iş güvenliğini tehlikeye attığına, işçisinin kendisini zarara uğrattığına dair tutanakları tutmakla yükümlü olup tüm bu savunma, tutanak ve uyarılara dair kayıtların disiplin kayıtları olduğu tartışmasızdır.

Geçerli nedenle fesih halleri yönünden ise yine işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından kaynaklı[67] olarak fesih yapma imkanı olan işveren işçisini bu türden eylem ve davranışları söz konusu olduğunda, bunların nedeni araştırmak, işçisinin davranış veya yeterliliği yönünden iyileşme sağlaması için çeşitli tedbirler almak, onu uyarmakla yükümlü olup işveren açısında fesih imkanı ancak bu yollardan sonuç alınamaması, yani feshin son çare olması halinde mümkün kabul edilmiş olup bu konudaki tutanak, savunma, uyarı ve aksiyon kayıtlarının da disiplin kayıtları olduğu tartışmasızdır.

Yine işyeri uygulamaları (Personel Yönetmeliği; Disiplin Yönetmeliği vs), iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesi kapsamında disiplin aksiyonları almak hakkına sahip işverenin bu türden uygulamalarının safhalarında tuttuğu her türlü belge ve tutanak da disiplin tutanağıdır. 

Tüm bu kayıtların aynı zamanda ispat yükü üzerinde olan işveren yönünden, işverenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve hakkın korunması için meşru menfaatine olduğu da açıktır.

  • Kaza tutanakları: Genel itibari ile iş kazasını, işyerinde veya işin yürütümü nedeniyle meydana ve ölümle neticelenen veya işçiyi ruhen ya da bedenen engelli hâle getiren olay olarak tanımlamak mümkündür.[68] İşveren iş kazası meydana geldiğinde bu kazayı kolluk kuvvetlerine derhal yetkili kamu otoritesine ise üç iş günü içinde bildirmekle yükümlüdür.[69] Öte yandan yine iş kazası nedeni ile yetkili kurumlar, işçi veya işçi yakınları veya kazanın ilgili diğer bileşenleri tarafından açılabilecek davalarda işverenin ispat yükümlülüğünü yerine getirmesi için kaza tutanaklarının işyeri sicil dosyasında bulunmasının gerektiği açıktır. 
  • CV, Eğitim kayıtları: İşverenin iş sözleşmesi akdetmek ve işçi istihdam etmekle ulaşmak istediği faydaya ulaşabilmesinin temel parametrelerden ilki işverenin işe uygun işçi istihdam etmesi olup işçinin işe uygunluğunu gösteren belgelerden ilki de işçinin kendisi tarafından hazırladığı özgeçmişi ve özgeçmiş içeriğinde yer alan eğitim kayıtlardır. Bu kayıtların işyeri sicil dosyasında yer almasının işverenin hukuki menfaatine olduğu hususu herkesçe bilinen ve ayrıca ispatı gerekmeyen hayatın olağan akışına uygun hususlar olduğu ise muhakkaktır. 

Öte yandan İş Kanunda işçinin meslek dolayısıyla eğitim kayıtlarının takibine dair tek hüküm ise İş Kanunun engelli ve eski hükümlü çalıştırmaya dair hükmü olup buna göre işveren bu kapsamdaki işçilerini “meslek,  beden ve ruhi durumlarına” uygun bir işte çalıştırmakla yükümlüdür. 

İstihdamın sağlanmasından sonra işveren tarafından sağlanan zorunlu veya ihtiyari eğitimler yönünden ise yürürlükteki kanunlar kapsamında birden çok hükme rastlamak mümkündür. Örneğin İş Kanunun birçok hükmüne göre işveren, istihdam türü ne olursa olsun işçisine 6331 SK kapsamında iş sağlığı ve güvenliği Eğitimi aldırmakla yükümlüdür.[70] Ve yine mesleki eğitim zorunluluğu olan işlerde işveren bu eğitimleri aldırmak ve belgelendirmekle yükümlüdür.[71]

Aydınlatma Yükümlülüğü ve Açık Rıza Kayıtları: Çalışmamız kapsamında izahına çalıştığımız üzere işverenin veri sorumlusu sıfatı ile ifa etmekle yükümlü olduğu ödevlerinden ilki ilgili kişi sıfatı ile işçisini, işçisini işleme, aktarma amaçları, yöntem ve hukuki sebepleri ve işçisinin hakları konusunda aydınlatmak ve açık rıza gereken hallerde açık rızasını almaktır. Dolayısıyla özlük dosyasında bu türden kayıtlar hem kanuna açıkça öngörülmeleri hem de aynı zamanda veri sorumlusu sıfatı ile de ispat külfetinin üzerinde olması nedenleri ile hukuki yükümlülüğünün yerine getirmesi için zorunlu olduğundan yer almaktadır

 

  1. ^ Avukat, İstanbul Barosu, Türkiye Barolar Birliği ORCİD ID 9185-0278
  2. ^ TBK – m.393” Hizmet sözleşmesi, işçinin işverene bağımlı olarak belirli veya belirli olmayan süreyle iş görmeyi ve işverenin de ona zamana veya yapılan işe göre ücret ödemeyi üstlendiği sözleşmedir.” 
  3. ^ Mülga 1475 SK – m. 71; İşçi Çizelgeleri; Her işveren çalıştırdığı işçilerin doğum yılları itibariyle kadın ve erkek olarak ayrı ayrı çizelgelerini düzenlemek ve işyerine giren her işçiyi ilgili çizelgeye kaydetmek ve işyerinden ayrılan işçinin karşısına gerekli açıklamayı yapmak, bu çizelgeleri istendiği zaman yetkili memurlara göstermek zorundadır. Bu çizelgelere işçinin: a) Adı ve soyadı, b) Varsa işyeri numarası, c) Doğum tarihi ve yeri, ç) Baba ve anasının adı, d) Tabiiyeti, e) Sigorta sicil numarası, f) İş yerine giriş tarihi g) İş yerine giriş ücreti, h) Ücretindeki değişiklikleri) İşyerinden çıkış tarihi, ı) Gittiği işyeri (biliniyorsa),nin yazılması gereklidir. 
  4. ^ İş Kanunu m.75/1 –  İşçi özlük dosyası; İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.”  
  5. ^ İş Kanunu – m.104 “… işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen… işveren veya işveren vekiline… idari para cezası verilir…” 
  6. ^ İş Kanunu – m. 75/2; “İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” 6098 SK m. 415; “İşveren, işçiye ait kişisel verileri, ancak işçinin işe yatkınlığıyla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir.”
  7. ^ Anayasa-m.20/3 “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir. 
  8. ^ KVKK- m.3/1.d “Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, … İfade eder” 
  9. ^ KVKK-m.5/1 “Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.” 
  10. ^ KVKK- m.3.1.ç “İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi … ifade eder”
  11. ^ Anayasa Mahkemesi tarafından, 5809 Sayılı Elektronik Haberleşme Kanunun 51. Maddesi Hakkında verilen, 26.07.2014 tarih ve 29072 sayılı Resmi Gazetede ilan edilen 2013/122 E 2014/74 K. 09.04.2014 T. Kararı. “Kişisel veri kavramı, belirli veya kimliği belirlenebilir olmak şartıyla, bir kişiye ilişkin bütün bilgileri ifade etmektedir. Bu bağlamda adı, soyadı, doğum tarihi ve doğum yeri gibi bireyin sadece kimliğini ortaya koyan bilgiler değil; telefon numarası,  motorlu taşıt plakası, sosyal güvenlik numarası, pasaport numarası, özgeçmiş, resim, görüntü ve ses kayıtları, parmak izleri, genetik bilgiler, IP adresi, e-posta adresi, hobiler, tercihler, etkileşimde bulunulan kişiler, grup üyelikleri, aile bilgileri gibi kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm veriler kişisel veri kapsamındadır.” 
  12. ^ KVKK m.6 gerekçe “… Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri olarak düzenlenmektedir. Burada, sayılan kişisel verilerin, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olabilmesine veya ayrımcılığa maruz kalabilmesine neden olabilecek nitelikte veriler olmaları dikkate alınmakta ve bu sebeple bu türden veriler özel nitelikli (hassas) veri olarak kabul edilmektedir.” 
  13. ^ KVKK m.6 
  14. ^ KVKK-m.3/1.ı “Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.” 
  15. ^ KVKK-m.10; m.11
  16. ^ Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ –m.5 “(1) Veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında aşağıda sayılan usul ve esaslara uyulması gerekmektedir: a) İlgili kişinin açık rızasına veya Kanundaki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir. b) Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir. c) Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir. ç) Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır. d) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir. e) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir. f) Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir. g) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır. ğ) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. h) Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.
  17. ^ Dipnot.16
  18. ^ KVKK – m.3 “ Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı… ifade eder” KVKK – m.3 gerekçe “Açık rıza, ilgili kişinin kendis

  19. Son Makaleler